Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING
KF Sint Jozef Kleine-Brogel VZW

 

Identiteit organisatie

Koninklijke Fanfare Sint Jozef Kleine-Brogel vzw

Kiezel Kleine Brogel 81

3990 Peer

fanfarekleinebrogel@gmail.com

Contactpersoon: Didier Dreesen, dreesen.didier@gmail.com

 

Algemeen

KF Sint Jozef Kleine Brogel vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW en voor welk doel.

KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW heeft als doel het stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden van haar leden allen actief in de amateurmuziekwereld. Om haar doel optimaal na te streven, dient KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.

Van de individuele amateurmuzikanten,  aangesloten als lid registreert KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW  volgende persoonsgegevens in een gesloten database: naam, voornaam, adres, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, gsm-nummer, instrument

Van de deskundigen, aangesloten bij KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW, worden volgende gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, rekeningnummer, e-mailadres gsm-nummer) ook bewaard in de database. Op die manier kunnen de bestuurders van KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW de juiste deskundige contacteren en vergoeden voor het uitvoeren van hun opdracht.

Aangezien KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW een vzw is, bewaart zij ook de gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rekeningnummer, rijksregisternummer) van haar bestuurders (werkelijke leden) en van de leden van de algemene vergadering. Deze gegevens worden geregistreerd in het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en dienen voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet). Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database.
Ook van andere stakeholders (partnerorganisaties, perscontacten, enz.) worden namen van contactpersonen, e-mailadres en eventueel gsm-nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne server voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

Ledengegevens

KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW verzamelt, verwerkt en raadpleegt de persoonsgegevens van haar leden ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • ledenadministratie
  • om te kunnen deelnemen aan haar activiteiten (repetities, concerten, concertreizen,…)
  • om gebruik te kunnen maken van een instrument ter beschikking gesteld door KF St. Jozef Kleine-Brogel VZW
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • het afsluiten van de nodige verzekeringen

 

Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor.

De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden deze nog 5 jaren bijgehouden en dan verwijderd.

 

Deskundigen

KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd wettelijk belang. Indien een deskundige opdrachten van KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW wenst te ontvangen dient hij/zij bepaalde gegevens door te geven teneinde gecontacteerd en vergoed te worden. Dit is dus een noodzakelijke voorwaarde. De gegevens worden verkregen van de betrokkene zelf en kunnen op dezelfde manier verwijderd worden.

Bestuurders

KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW verzamelt en verwerkt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting2 en vanwege een gerechtvaardigd belang; de medewerkers van KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW dienen hun bestuur op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via beleidsrapporten,…). Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd in het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij de voorzitter van KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW.

 

2 Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921. Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen. Ingrijpend gewijzigd door de hoofdstukken I en II van de Wet van 2 mei 2002 en volledig gecoördineerd met inbegrip van alle latere wetswijzigingen tot en met januari 2017

Andere (perscontacten,…)

KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW houdt lijsten bij van contactpersonen van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.

Cookies

Indien iemand de website van KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW bezoekt, maakt KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW gebruik van Google Analytics om door middel van analytische cookies het surfgedrag na te gaan. Dankzij deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en kunnen wij onze website blijven afstemmen op de gebruikers voor een betere gebruikservaring. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Het enige wat bij de acceptatie van cookies meegestuurd wordt, is het IP adres van de bezoeker. U kan de cookies ook weigeren door op de balk, onderaan de website, op ‘neen’ te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan.


Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden, deskundigen en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door de secretaris. Bestuurders van KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.
Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving;
  • lidmaatschap VLAMO VZW
  • het ontvangen van subsidies;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;
  • Het deelnemen aan events voor fondsen te werven voor onze vereniging.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens door te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

KF Sint Jozef Kleine Brogel VZW kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 20 april 2018.  Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.